Planningen maken met AI: werk slimmer, houd overzicht en krijg meer gedaan
Heb je soms het gevoel dat je de hele dag druk bent, maar aan het einde van de dag niet alles hebt gedaan wat je van plan was? Je begint aan een opdracht, tussendoor komt er een klantvraag binnen, je moet nog iets voor sociale media plaatsen en ondertussen ligt er ook nog een administratie te wachten.
Vooral als kleine ondernemer herken je dit waarschijnlijk wel. Je bent niet alleen bezig met je vak, maar ook met klanten, marketing, administratie, voorraad en allerlei andere zaken die bij het ondernemen horen.
Een goede planning kan dan een wereld van verschil maken. Maar hoe maak je een planning die niet alleen overzichtelijk is, maar ook echt werkt?
Daar kan AI je bij helpen.
Je kunt AI gebruiken om grote projecten op te delen in kleine stappen, prioriteiten te bepalen, een weekplanning te maken, rekening te houden met deadlines en te bedenken wat je moet doen als iets anders loopt dan verwacht.
En het mooie is: je hoeft geen geboren planner te zijn om ermee te beginnen.
Hier leer je hoe je AI gebruikt als jouw persoonlijke planningscoach. Niet om je agenda vol te proppen, maar om slimmer keuzes te maken, rust te creëren en meer grip te krijgen op je onderneming.
1. Wat kun je met AI plannen?
Je kunt AI voor veel meer gebruiken dan alleen een dagelijkse takenlijst.
Denk bijvoorbeeld aan:
- Dagplanning: welke taken zijn vandaag het belangrijkst?
- Weekplanning: hoe verdeel je je werkzaamheden over de week?
- Maandplanning: welke doelen wil je deze maand bereiken?
- Projectplanning: hoe pak je een verhuizing, website, productlancering of evenement aan?
- Contentplanning: wanneer publiceer je berichten, blogs en nieuwsbrieven?
- Verkoopplanning: welke acties zijn nodig om meer klanten te bereiken?
- Administratieplanning: hoe voorkom je dat facturen, bonnetjes en aangiften zich opstapelen?
- Seizoensplanning: hoe bereid je je voor op drukke periodes, feestdagen of evenementen?
- Persoonlijke planning: hoe houd je voldoende tijd over voor rust, gezin en andere verplichtingen?
Je kunt AI ook gebruiken om verschillende planningen op elkaar af te stemmen. Denk aan een marketingcampagne waarvoor je eerst teksten, afbeeldingen en een landingspagina moet maken.
Het belangrijkste is dat je AI niet alleen vraagt om taken te bedenken. Je wilt ook dat het rekening houdt met jouw beschikbare tijd, middelen, afhankelijkheden en prioriteiten.
2. Begin met een doel, niet met een takenlijst
Een veelgemaakte fout is dat je begint met opschrijven wat je allemaal moet doen. Vervolgens probeer je alles ergens in je agenda te passen.
Maar niet iedere taak is even belangrijk. En niet alles hoeft vandaag, deze week of zelfs deze maand te gebeuren.
Stel dat je jouw website wilt verbeteren. Je kunt tientallen taken bedenken: teksten aanpassen, foto’s vervangen, SEO verbeteren, nieuwe pagina’s maken, sociale media bijwerken en statistieken bekijken.
Als je alles tegelijk probeert te doen, wordt het al snel onoverzichtelijk.
Begin daarom met drie vragen:
- Wat wil ik bereiken?
- Wanneer wil ik dat resultaat bereiken?
- Hoeveel tijd en middelen heb ik werkelijk beschikbaar?
Daarna kun je AI vragen om een plan te maken.
De doelgerichte planningsprompt
Prompt:
Je bent mijn praktische planningscoach voor kleine ondernemers.
Ik wil het volgende doel bereiken:
[Beschrijf je doel.]
Ik wil dit bereiken vóór [datum of periode].
Mijn huidige situatie is [beschrijf waar je nu staat].
Ik heb ongeveer [aantal] uur per week beschikbaar voor dit doel.
Mijn belangrijkste beperkingen zijn [bijvoorbeeld budget, beschikbare dagen, personeel, kennis of andere werkzaamheden].
Help mij om dit doel om te zetten in een realistische planning.
Begin met het verduidelijken van het doel en de belangrijkste voorwaarden. Stel mij eerst maximaal vijf gerichte vragen als belangrijke informatie ontbreekt.
Maak daarna een planning met duidelijke tussenstappen, prioriteiten, tijdsinschattingen, deadlines en controlepunten.
Geef ook aan welke onderdelen ik beter kan uitstellen, vereenvoudigen of helemaal kan schrappen.
Maak geen planning waarin automatisch al mijn beschikbare tijd wordt gevuld. Houd ruimte over voor onverwachte werkzaamheden.
Waarom werkt dit beter?
Je geeft AI niet alleen een opdracht, maar ook de omstandigheden waarin die opdracht uitgevoerd moet worden.
Dat is belangrijk. Een planning voor iemand die iedere dag acht uur aan een project kan werken, ziet er heel anders uit dan een planning voor een ondernemer die er iedere week drie uur voor heeft.
3. De gouden regel: onderscheid belangrijk, urgent en optioneel
Niet alles wat dringend voelt, is ook belangrijk voor je onderneming.
Een bericht beantwoorden kan urgent zijn. Een nieuwe dienst ontwikkelen kan belangrijker zijn voor je toekomst. Je administratie bijwerken kan noodzakelijk zijn, ook als het niet direct nieuwe omzet oplevert.
Laat AI daarom niet zomaar een willekeurige volgorde van taken maken.
Vraag om onderscheid tussen:
- Moet gebeuren: wettelijke verplichtingen, harde deadlines en noodzakelijke werkzaamheden.
- Heeft grote impact: taken die direct bijdragen aan je doel.
- Is nuttig: werkzaamheden die waarde toevoegen, maar niet direct noodzakelijk zijn.
- Kan wachten: taken die weinig effect hebben of later uitgevoerd kunnen worden.
De prioriteitenprompt
Hieronder staat een lijst met mijn werkzaamheden:
[Plak je takenlijst.]
Mijn belangrijkste doelen zijn [beschrijf je doelen].
Ik heb deze week [aantal] uur beschikbaar.
Verdeel de werkzaamheden in vier categorieën:
- Moet gebeuren.
- Heeft de grootste invloed op mijn doelen.
- Is nuttig, maar kan later.
- Kan worden uitgesteld, vereenvoudigd of geschrapt.
Leg per taak uit waarom je deze categorie kiest.
Houd rekening met deadlines, gevolgen wanneer een taak niet wordt uitgevoerd, mogelijke omzet, klantbelang en afhankelijkheden.
Als je onvoldoende informatie hebt om een taak goed te beoordelen, stel dan een vraag in plaats van zelf een aanname te doen.
Maak daarna een voorstel voor mijn drie belangrijkste resultaten van deze week.
Een extra tip: vraag AI niet alleen wat je moet doen, maar ook wat je voorlopig niet moet doen. Juist dat kan ruimte opleveren.
4. Maak een weekplanning die bij jouw werkritme past
Een weekplanning geeft overzicht, maar moet wel aansluiten bij hoe je daadwerkelijk werkt.
Misschien heb je vaste openingstijden, klantafspraken of bezorgmomenten. Misschien werk je liever in de ochtend aan teksten en administratie, terwijl je ’s middags vooral klanten helpt.
Neem dat mee in je planning.
Een handige aanpak is om vaste werkzaamheden zoveel mogelijk op vaste momenten te zetten. Daardoor hoef je niet iedere dag opnieuw te bedenken wanneer je iets gaat doen.
Je kunt bijvoorbeeld een vast moment reserveren voor administratie, marketing, voorraad, klantcontact en het verbeteren van je website.
De weekplanningsprompt
Je bent mijn persoonlijke weekplanner.
Maak een realistische weekplanning op basis van de volgende gegevens.
Mijn vaste werktijden zijn: [dagen en tijden].
Mijn vaste afspraken zijn: [afspraken].
Mijn belangrijkste taken zijn: [takenlijst].
Mijn beschikbare uren voor extra werkzaamheden zijn: [aantal uren].
Mijn voorkeuren zijn: [bijvoorbeeld ’s ochtends concentratiewerk, woensdag administratie, vrijdag marketing].
Houd rekening met:
- De geschatte tijd per taak.
- De volgorde waarin taken moeten gebeuren.
- Taken die van elkaar afhankelijk zijn.
- Vaste afspraken en deadlines.
- Ruimte voor e-mail, telefoontjes en onverwachte zaken.
- Voldoende pauzes en een haalbare werkbelasting.
Maak een overzicht per dag met de belangrijkste werkzaamheden en een globale tijdsinschatting.
Vul niet ieder vrij moment. Reserveer ongeveer 20% van de beschikbare werktijd als buffer voor uitloop en onverwachte werkzaamheden, tenzij mijn omstandigheden een andere buffer vereisen.
Geef aan welke taken ik kan verplaatsen als de week drukker wordt dan verwacht.
Waarom die buffer zo belangrijk is
Een planning zonder ruimte voor onverwachte gebeurtenissen is vaak al op de eerste dag achterhaald.
Een klant belt, een levering komt te laat of een opdracht kost meer tijd dan gedacht. Dat hoort bij ondernemen.
Door vooraf ruimte in te bouwen, voorkom je dat één tegenvaller meteen je hele weekplanning in de war schopt.
5. De minder bekende techniek: plan op basis van energie, niet alleen op basis van tijd
Veel planningen kijken alleen naar beschikbare uren. Maar een uur is niet altijd hetzelfde waard.
Een uur waarin je rustig kunt nadenken over een nieuwe dienst is iets anders dan een uur waarin je na een drukke dag nog een ingewikkelde tekst probeert te schrijven.
Je kunt AI daarom vragen om rekening te houden met het soort werk dat je doet en met de momenten waarop jij het beste functioneert.
Denk aan drie soorten werkzaamheden:
- Concentratiewerk: schrijven, rekenen, strategie bepalen of een website verbeteren.
- Praktisch werk: voorraad ordenen, producten klaarzetten of materialen verzamelen.
- Kort werk: e-mails beantwoorden, afspraken bevestigen of kleine controles uitvoeren.
Probeer niet alle soorten werkzaamheden door elkaar te doen als dat niet nodig is.
De energieplanningsprompt
Ik wil mijn werkweek slimmer indelen.
Mijn werkzaamheden zijn:
[Plaats je takenlijst.]
Geef per taak aan of het vooral concentratie, creativiteit, praktisch werk of korte administratieve aandacht vraagt.
Mijn energieritme is ongeveer als volgt: [beschrijf wanneer je je meestal het scherpst voelt en wanneer minder].
Maak een voorstel waarbij ingewikkelde taken zoveel mogelijk op mijn beste concentratiemomenten komen en eenvoudige taken op momenten waarop ik minder energie heb.
Houd rekening met vaste afspraken, deadlines en afhankelijkheden.
Geef ook aan welke taken ik beter niet direct na elkaar kan plannen omdat ze veel omschakeling vragen.
Maak geen medische of psychologische conclusies over mijn energieniveau. Gebruik alleen de voorkeuren die ik zelf beschrijf.
Praktisch voorbeeld
Je wilt een nieuwe webpagina schrijven, productfoto’s maken en een paar e-mails beantwoorden.
Je zou kunnen beginnen met e-mails, daarna proberen een goede webtekst te schrijven en vervolgens foto’s maken. Maar iedere wisseling vraagt aandacht.
Je kunt ook beginnen met het schrijven van de webtekst, daarna de foto’s maken en de e-mails op een vast kort moment afhandelen.
Welke volgorde voor jou het beste werkt, ontdek je door het uit te proberen. AI kan helpen om mogelijkheden te bedenken, maar jij weet uiteindelijk hoe jouw werkdag verloopt.
6. Grote projecten opdelen in kleine stappen
Een groot project voelt vaak ingewikkeld omdat je nog niet precies weet wat er allemaal moet gebeuren.
Denk aan het organiseren van een evenement, het lanceren van een webshop, het verhuizen van je bedrijf of het ontwikkelen van een nieuwe dienst.
Je kunt dan geneigd zijn om meteen aan het eerste onderdeel te beginnen. Maar als je nog belangrijke stappen over het hoofd ziet, moet je later misschien werk opnieuw doen.
Laat AI daarom eerst een projectstructuur maken.
De projectplanningsprompt
Je bent een ervaren projectplanner voor kleine ondernemers.
Ik wil het volgende project uitvoeren:
[Beschrijf het project.]
Het gewenste eindresultaat is [resultaat].
De uiterste deadline is [datum].
Mijn budget is [budget of ‘nog te bepalen’].
De beschikbare mensen en middelen zijn [beschrijving].
Maak een projectplan met:
- De belangrijkste fasen.
- De taken per fase.
- De geschatte benodigde tijd.
- De volgorde waarin taken moeten gebeuren.
- De afhankelijkheden tussen taken.
- De belangrijkste deadlines en beslismomenten.
- De risico’s en mogelijke oplossingen.
- De punten waarop ik moet controleren of het project nog op schema ligt.
Maak onderscheid tussen noodzakelijke taken en optionele verbeteringen.
Geef aan welke informatie nog ontbreekt en welke tijdsinschattingen slechts voorlopige schattingen zijn.
Maak eerst een overzichtelijke projectstructuur. Werk pas daarna de afzonderlijke taken uit.
Denk in mijlpalen
Een mijlpaal is een belangrijk tussenresultaat waarmee je kunt controleren of je op de goede weg bent.
Bij een nieuwe website kan dat bijvoorbeeld zijn:
- De structuur is goedgekeurd.
- De belangrijkste teksten zijn klaar.
- De website is technisch ingericht.
- De website is getest.
- De website is gepubliceerd.
Zo’n tussenresultaat is nuttiger dan alleen een lange lijst met losse taken. Je ziet namelijk niet alleen wat je moet doen, maar ook wanneer een belangrijk onderdeel echt afgerond is.
7. De slimme truc: laat AI afhankelijkheden ontdekken
Dit is een onderdeel dat bij eenvoudige planningstips vaak weinig aandacht krijgt.
Sommige taken kun je direct uitvoeren. Andere taken kunnen pas beginnen als iets anders klaar is.
Je kunt bijvoorbeeld geen goede productfoto’s maken als je de producten nog niet binnen hebt. Je kunt geen uitnodiging met een definitieve locatie versturen als de locatie nog niet bevestigd is. En je kunt een website niet goed testen als belangrijke onderdelen nog ontbreken.
Als je die afhankelijkheden vergeet, kan je planning er goed uitzien en toch mislukken.
De afhankelijkhedenprompt
Bekijk mijn projectplanning:
[Plak je planning.]
Zoek naar taken die afhankelijk zijn van andere taken, beslissingen, leveringen of goedkeuringen.
Maak een tabel met:
- De taak.
- Wat eerst afgerond moet zijn.
- Wie of wat daarvoor nodig is.
- Wat er gebeurt als de voorafgaande stap vertraging oploopt.
- Welke taken ondertussen wel uitgevoerd kunnen worden.
Markeer de taken die de einddatum van het project in gevaar kunnen brengen.
Geef aan welke informatie je niet kunt vaststellen op basis van mijn planning.
Maak daarna een verbeterde volgorde.
Waarom is dit waardevol?
Je voorkomt dat je alleen naar losse taken kijkt. Je gaat nadenken over de samenhang tussen werkzaamheden. Dat maakt je planning een stuk betrouwbaarder.
8. Plannen voor dingen die je nog nooit eerder hebt gedaan
Soms moet je een project plannen terwijl je nog niet weet hoeveel werk het gaat kosten.
Je wilt bijvoorbeeld een workshop organiseren, een nieuwe dienst ontwikkelen of een webshop bouwen. Je hebt misschien wel een idee van de werkzaamheden, maar geen ervaring met de totale doorlooptijd.
In zo’n situatie is het onverstandig om AI te vragen om één definitieve planning te maken alsof alle informatie vaststaat.
Vraag in plaats daarvan om drie scenario’s.
De scenarioplanningprompt
Ik wil [project] uitvoeren.
Mijn doel is [doel] en mijn gewenste einddatum is [datum].
Ik heb nog weinig ervaring met dit soort projecten. De volgende informatie weet ik al: [bekende gegevens].
Maak drie planningsscenario’s:
- Een optimistisch scenario waarin weinig tegenzit.
- Een realistisch scenario met normale vertragingen en onverwacht werk.
- Een voorzichtig scenario waarin enkele belangrijke onderdelen meer tijd kosten dan verwacht.
Beschrijf per scenario de benodigde tijd, belangrijkste risico’s, beslismomenten en gevolgen voor de einddatum.
Maak duidelijk welke aannames je gebruikt en welke informatie nog ontbreekt.
Adviseer welk scenario ik als basis kan nemen en waarom.
Verzin geen ervaringscijfers of zekerheden als daarvoor onvoldoende informatie beschikbaar is.
Extra tip: begin met een proefversie
Als je nog niet weet hoeveel tijd een taak kost, voer dan eerst een klein deel uit.
Je wilt bijvoorbeeld een online cursus maken. Begin met één les. Meet hoeveel tijd je nodig hebt voor het schrijven, controleren, vormgeven en publiceren.
Gebruik die ervaring daarna om de rest van de planning realistischer te maken.
Dat is vaak betrouwbaarder dan vooraf een compleet project plannen op basis van aannames.
9. Gebruik AI om een contentkalender te maken
Voor ondernemers die actief zijn op sociale media of regelmatig artikelen publiceren, kan AI een flinke tijdsbesparing opleveren.
Je kunt een planning laten maken voor Facebook, Instagram, LinkedIn, je website en je nieuwsbrief. Maar het is niet verstandig om zomaar iedere dag iets te publiceren omdat AI dat voorstelt.
Begin met je doel. Wil je meer bezoekers naar je website trekken, je diensten bekender maken, vertrouwen opbouwen of meer aanvragen ontvangen?
Daarna bepaal je hoeveel tijd je beschikbaar hebt en welke onderwerpen belangrijk zijn.
De contentkalenderprompt
Je bent mijn contentplanner voor een kleine onderneming.
Mijn onderneming is [omschrijving].
Mijn doelgroep is [doelgroep].
Mijn belangrijkste diensten of producten zijn [aanbod].
Mijn doel voor de komende maand is [doel].
Ik gebruik de volgende kanalen: [website, Facebook, Instagram, LinkedIn, nieuwsbrief].
Ik kan ongeveer [aantal] uur per week besteden aan content.
Maak een contentkalender voor vier weken.
Geef per publicatie:
- De datum of gewenste publicatiedag.
- Het onderwerp.
- Het doel van de publicatie.
- Het kanaal.
- Het gewenste type content.
- Een korte inhoudelijke invalshoek.
- De benodigde voorbereiding.
- Een oproep tot actie die past bij het doel.
Houd rekening met mijn beschikbare tijd en hergebruik onderwerpen waar dat zinvol is.
Verzin geen actualiteiten, klantverhalen of resultaten. Maak onderscheid tussen ideeën die ik direct kan uitwerken en onderwerpen waarvoor eerst onderzoek nodig is.
Geef ook aan welke publicaties ik kan schrappen als ik minder tijd heb dan verwacht.
De minder bekende truc: plan ook het voorbereidende werk
Een contentkalender kan er heel overzichtelijk uitzien, maar de publicatie zelf is vaak maar een klein onderdeel van het werk.
Voor één bericht moet je misschien eerst informatie verzamelen, een tekst schrijven, een afbeelding maken, controleren of alles klopt en het bericht publiceren.
Vraag AI daarom om niet alleen de publicatiedatum te plannen, maar ook de voorbereiding.
Zo voorkom je dat je op maandag een bericht moet plaatsen waarvoor je nog helemaal niets hebt voorbereid.
10. Maak van terugkerende werkzaamheden een vast systeem
Niet alles hoeft iedere week opnieuw bedacht te worden.
Als je elke week dezelfde soort werkzaamheden uitvoert, kun je daar een vaste routine van maken.
Denk aan:
- Wekelijks de administratie bijwerken.
- Iedere maand de website controleren.
- Iedere vrijdag de content voor de komende week voorbereiden.
- Maandelijks de voorraad controleren.
- Iedere maand de resultaten van je marketing bekijken.
- Per kwartaal je doelen en prioriteiten evalueren.
AI kan helpen om van zo’n terugkerende taak een checklist te maken.
De routineprompt
Ik wil een vaste routine maken voor de volgende terugkerende taak:
[Beschrijf de taak.]
Deze taak moet [dagelijks, wekelijks, maandelijks of per kwartaal] worden uitgevoerd.
Maak een praktische checklist met de stappen die ik iedere keer moet doorlopen.
Geef per stap aan:
- Wat ik moet doen.
- Hoe ik kan controleren of de stap klaar is.
- Welke informatie of hulpmiddelen ik nodig heb.
- Welke fouten ik moet voorkomen.
Houd de checklist zo eenvoudig mogelijk. Voeg alleen stappen toe die daadwerkelijk waarde hebben.
Geef ook aan welke onderdelen ik eventueel kan automatiseren en welke onderdelen menselijke controle nodig blijven hebben.
Bewaar goede planningen
Heb je eenmaal een planning gemaakt die goed werkt? Bewaar die dan als voorbeeld.
Je kunt bij een volgend project aangeven wat de vorige keer goed ging en wat anders moet. Zo bouw je aan een eigen werkwijze in plaats van iedere keer opnieuw te beginnen.
In ChatGPT kun je hiervoor eventueel een project gebruiken. Daarmee kun je bij elkaar horende gesprekken, bestanden en instructies rond een terugkerend onderwerp organiseren. De precieze mogelijkheden hangen af van je account en instellingen.
Meer informatie vind je in de uitleg over projecten in ChatGPT.
11. Laat AI niet alleen plannen, maar ook bijsturen
Een planning is geen document dat je één keer maakt en daarna nooit meer bekijkt.
Je krijgt nieuwe opdrachten, een leverancier levert later, een klant verandert iets of een taak blijkt ingewikkelder dan gedacht.
In plaats van je hele planning opnieuw te maken, kun je AI vragen om te helpen bepalen wat de gevolgen zijn en welke aanpassingen verstandig zijn.
De bijstuurprompt
Dit is mijn huidige planning:
[Plak je planning.]
Dit is er veranderd:
[Beschrijf de vertraging, nieuwe opdracht of andere wijziging.]
Mijn einddoel en uiterste deadline zijn [beschrijf deze].
Beoordeel de gevolgen voor mijn planning.
Geef aan:
- Welke taken hierdoor geraakt worden.
- Welke deadlines mogelijk in gevaar komen.
- Welke werkzaamheden ik nog wel volgens plan kan uitvoeren.
- Welke taken ik kan verplaatsen, vereenvoudigen of schrappen.
- Welke beslissing ik nu moet nemen.
Maak een aangepaste planning en leg uit welke wijzigingen je hebt aangebracht.
Ga niet automatisch uit van overwerken of het verschuiven van alle andere afspraken. Geef meerdere haalbare opties als er een echte afweging nodig is.
Een belangrijke tip
Wanneer iets uitloopt, probeer dan niet direct de verloren tijd volledig in te halen door je agenda nog voller te maken.
Kijk eerst naar het doel. Misschien kun je een onderdeel eenvoudiger uitvoeren, een minder belangrijke taak uitstellen of een extra activiteit helemaal schrappen.
Een goede planning helpt je om keuzes te maken. Het is geen wedstrijd om zoveel mogelijk taken af te vinken.
12. De AI-planningstest: laat AI zelf zoeken naar problemen
Hiermee kun je nog een stap verder gaan.
Laat AI niet alleen de planning maken, maar vraag het om de planning aan te vallen alsof het een kritische projectleider is.
Dit is nuttig omdat een eerste planning vaak logisch lijkt, terwijl er nog verborgen problemen zijn.
De kritische planningprompt
Bekijk mijn planning alsof je een kritische projectleider bent.
Mijn doel is [doel], mijn einddatum is [datum] en mijn beschikbare tijd is [aantal uren].
Controleer de planning op:
- Onderschatte tijdsinschattingen.
- Taken die ontbreken.
- Onduidelijke verantwoordelijkheden.
- Afhankelijkheden die niet zijn meegenomen.
- Te veel belangrijke taken op dezelfde dag.
- Deadlines die alleen haalbaar zijn als alles perfect verloopt.
- Onvoldoende ruimte voor controle en herstel.
- Onderdelen die geen duidelijke bijdrage leveren aan het einddoel.
Geef per risico aan hoe groot de mogelijke invloed is en wat ik eraan kan doen.
Maak daarna een verbeterde versie van de planning.
Verzin geen feiten over mijn werksituatie. Benoem welke risico’s je op basis van mijn informatie kunt vaststellen en welke alleen mogelijke aandachtspunten zijn.
Waarom is dit slim?
Je gebruikt AI niet alleen om werk te organiseren, maar ook om te ontdekken waar je planning kwetsbaar is. Dat is vooral handig bij projecten met een vaste deadline, een beperkt budget of meerdere betrokkenen.
13. Welke tools kun je gebruiken om met AI te plannen?
Je hoeft niet direct een uitgebreid projectmanagementprogramma aan te schaffen. Begin met het hulpmiddel dat aansluit bij jouw werkzaamheden.
ChatGPT
Handig voor het bedenken van een planning, het opdelen van projecten in stappen, het vergelijken van scenario’s en het beoordelen van prioriteiten.
Met projecten kun je terugkerende werkzaamheden en bijbehorende informatie op één plek organiseren. Bekijk de uitleg over projecten in ChatGPT.
Microsoft Planner met Copilot
Werk je met Microsoft 365? Dan kan Copilot in Planner, afhankelijk van de beschikbare functies en je licentie, helpen bij het maken van plannen, taken en doelen en bij het volgen van de voortgang.
Bekijk de veelgestelde vragen over Copilot in Planner.
Je bestaande agenda of takenlijst
Je hoeft niet al je werkzaamheden naar een nieuw systeem over te zetten. Je kunt AI gebruiken om een planning voor te bereiden en de uiteindelijke taken vervolgens handmatig in je bestaande agenda of takenlijst zetten.
Controleer altijd of de deadlines, tijdsblokken en herhalingen correct zijn overgenomen.
Mijn advies: gebruik AI eerst om te denken en te plannen. Gebruik daarna één vaste plek om de definitieve afspraken en taken bij te houden. Anders krijg je al snel drie verschillende planningen die elkaar tegenspreken.
14. Praktijkopdracht: maak jouw eigen weekplanning met AI
We gaan het nu zelf uitproberen.
Pak een lijst met werkzaamheden die je de komende week wilt uitvoeren. Je hoeft geen ingewikkeld project te kiezen. Juist een gewone werkweek is een prima begin.
Stap 1 — Verzamel je taken
Schrijf op wat je allemaal wilt of moet doen. Denk aan klantwerk, administratie, marketing, voorraad, afspraken en projecten.
Stap 2 — Bepaal je beschikbare tijd
Noteer wanneer je werkt, welke afspraken vaststaan en hoeveel tijd je werkelijk overhoudt.
Stap 3 — Vraag AI om prioriteiten te bepalen
Gebruik de prioriteitenprompt uit deze les. Controleer of de indeling past bij jouw onderneming.
Stap 4 — Maak een weekplanning
Laat AI de taken over de week verdelen. Vraag om realistische tijdsinschattingen en voldoende buffer.
Stap 5 — Laat AI de planning controleren
Gebruik de kritische planningprompt om te ontdekken waar de planning te vol of kwetsbaar is.
Stap 6 — Pas de planning zelf aan
Jij kent jouw bedrijf en klanten. Verander de planning waar nodig en zet de definitieve afspraken in je eigen agenda of takenlijst.
Stap 7 — Evalueer aan het einde van de week
Vraag jezelf af:
- Welke taken zijn gelukt?
- Welke taken duurden langer dan verwacht?
- Wat kwam er tussendoor?
- Welke werkzaamheden hadden de meeste waarde?
- Wat wil ik volgende week anders doen?
Gebruik die informatie om je volgende planning realistischer te maken.
Jouw controlelijst
- Mijn doel is duidelijk.
- Ik heb mijn vaste afspraken meegenomen.
- Mijn prioriteiten zijn bepaald.
- De belangrijkste taken zijn gekoppeld aan het doel.
- Ik heb rekening gehouden met afhankelijkheden.
- Mijn tijdsinschattingen zijn realistisch genoeg om mee te beginnen.
- Ik heb ruimte voor onverwachte werkzaamheden.
- Ik weet welke taken ik kan uitstellen als het druk wordt.
- Ik heb één plek waar mijn definitieve planning staat.
- Ik plan een moment om de resultaten te evalueren.
15. Joost-tip: een planning is er om jou te helpen, niet om jou op te jagen
Je kunt met AI in een paar minuten een indrukwekkende planning maken. Maar als je vervolgens iedere dag achterloopt, heb je er weinig aan.
Begin daarom niet met de vraag: Hoe krijg ik alles in mijn agenda?
Begin met de vraag: Wat moet er echt gebeuren om mijn doel te bereiken?
Laat AI je helpen om overzicht te krijgen, slimme keuzes te maken en werkzaamheden in kleine stappen op te delen. Maar durf ook taken te schrappen, doelen bij te stellen en tijd vrij te houden.
Een planning is geen belofte dat alles precies volgens schema verloopt. Het is een hulpmiddel waarmee je beter kunt beslissen wat je doet wanneer de werkelijkheid anders loopt.
En onthoud: je hoeft niet iedere week méér te doen. Soms is het grootste resultaat dat je dezelfde belangrijke dingen met minder stress en meer overzicht uitvoert.
Tot slot
AI kan je helpen om van losse ideeën een concreet plan te maken. Je kunt grote projecten opdelen, terugkerende werkzaamheden organiseren, prioriteiten bepalen en tijdig bijsturen.
De echte winst ontstaat wanneer je AI niet alleen vraagt om taken op te schrijven, maar ook om kritisch mee te denken over haalbaarheid, afhankelijkheden en keuzes.
Begin daarom met één planning die je daadwerkelijk nodig hebt. Test de aanpak, kijk wat werkt en verbeter je werkwijze stap voor stap.
Jouw uitdaging: maak met AI een weekplanning voor je onderneming en probeer die een week lang uit. Kijk niet alleen hoeveel taken je afvinkt, maar vooral of je meer overzicht krijgt en dichter bij je belangrijkste doel komt.